Een van de grootste problemen van inspectierapporten is, dat achteraf eigenlijk uit het rapport niet kan worden opgemaakt wat de inspecteur precies gedaan heeft om (non-) conformiteit vast te stellen. Vaak is op een inspectierapport niets meer te lezen dan ‘JA’ of ‘NEE’, ‘Conform’ of ‘Niet Conform’. Door de afnemer van het inspectierapport wordt dit vaak niet als bezwaar gezien, zeker niet als alle geïnspecteerde punten als conform zijn beoordeeld. Hij heeft immers de inspectie goed doorstaan en kan dit ook nog aan de buitenwereld aantonen.

Voor de inspectie-organisatie is het gebrek aan informatie over wat de inspecteur precies heeft gedaan wel een groot probleem. De zogenaamde ‘onder-rapportage’ bemoeilijkt het toezicht op de juiste uitvoering van de inspecties en verzwakt de positie van de inspectie-instelling wanneer er achteraf vragen ontstaan over de juistheid van de rapportage.

Om problemen te voorkomen is het aan te raden om inspecteurs te wijzen op de volgende punten:

• Noteer wanneer een steekproef is genomen en vermeld exact de inhoud en omvang van deze steekproef.
• Noteer op het rapport de (relevante) omstandigheden waaronder de inspectie heeft plaatsgevonden.
• Noteer de identificatienummers van de gebruikte meetmiddelen.
• Zorg voor een ondubbelzinnige aanduiding van het geïnspecteerde object/item.
• Maak duidelijk waarop conformiteitsbeoordelingen zijn gebaseerd (objectieve waarneming of bijvoorbeeld via interview)

Paragraaf 7.4.2 van de ISO/IEC 17020 schrijft m.b.t. het inspectierapport het volgende voor:

Any inspection report/certificate shall include all of the following:
a) identification of the issuing body;
b) unique identification and date of issue;
c) date(s) of inspection;
d) identification of the item(s) inspected;
e) signature or other indication of approval, by authorized personnel;
f) a statement of conformity where applicable;
g) the inspection results, except where detailed in accordance with 7.4.3.

Daarnaast is het verstandig om zoveel mogelijk ook de optionele inhoud zoals genoemd in bijlage B aan het inspectierapport toe te voegen, waarbij als uitgangspunt dient te gelden, dat in het inspectierapport een zo compleet en exact mogelijk beeld moet worden geschetst van de inspectie-resultaten en de wijze waarop deze resultaten tot stand zijn gekomen.

Wie schrijft, die blijft…