De inspectienorm ISO/IEC 17020:2012 legt veel eisen op aan een geaccrediteerde inspectie instelling. Immers alles wat door een inspectie instelling en haar medewerkers beweerd wordt, moet onderbouwd en bewezen kunnen worden. Bijvoorbeeld dient men van uitgevoerde metingen de meetresultaten vast te leggen. Net zoals de uitgevoerde conformiteitsbeoordelingen in het kader van de inspecties als zodanig onderbouwd moeten worden. Wat is door de inspecteur geconstateerd en waarom heeft dit tot een afkeur of goedkeur geleid?

Evaluatie van een inspectie

§ 7.3 van de ISO/IEC 17020:2012 stelt eisen aan de inspectieregistraties en legt de inspectie instelling op dat gegevens bewaard moeten worden zodat een evaluatie van een inspectie mogelijk is. Indien in een inspectierapport niet alle data worden vastgelegd kan het dus handig zijn om nog op een andere plek (bijvoorbeeld in een bijlage bij het inspectierapport of bij de opdracht- c.q. werkorder) notities die de inspecteur tijdens zijn inspectie heeft opgeschreven te archiveren. Ook foto’s die de inspecteur tijdens zijn inspectie van het inspectieobject genomen heeft en die als onderbouwing van zijn inspectiebesluit dienen, kunnen als aanvulling op het inspectierapport nuttig zijn. Net zo als handmatige notities die tijdens een inspectie opgeschreven worden en die achteraf behulpzaam kunnen zijn als men wil reconstrueren of een inspectiebesluit te recht is genomen.

Wat niet de bedoeling is

Uit het voorgaande blijkt dat “ruwe data” dus vastgelegde informatie, die normaliter niet in het inspectierapport opgenomen wordt, bewaard zou moeten worden om achteraf een evaluatie mogelijk te maken. Wat zeker niet de bedoeling is, is dat er parallel een “tweede” inspectierapport geschreven wordt, dat wellicht nog langer dan het originele inspectierapport is. In de praktijk treffen wij dit soort documenten nog wel eens aan, echter zo is het bewaren van inspectie registraties niet bedoeld.

Inspectierapport

§ 7.4.2 van ISO/IEC 17020:2012 vereist, dat alle inspectieresultaten in het het inspectierapport opgenomen moeten worden. Het kan dus niet zo zijn, dat er buiten het inspectierapport nog relevante gegevens t.a.v. de uitgevoerde inspectie bestaan. Ruw data is daarom niets meer dan de informatie die in tweede instantie in een inspectierapport wordt overgenomen.