Wanneer een inspectie-organisatie wil voldoen aan de eisen van ISO/IEC 17020, moet het een Kwaliteitshandboek opstellen. De eisen die aan zo’n handboek worden gesteld zijn weliswaar vastgelegd in bijlage D van de 17020:2004 (in de nieuwe 17020:2012 is deze bijlage niet meer aanwezig), maar voor velen is het daarmee niet duidelijk wat er precies in het handboek moet worden opgenomen. Daarom hier een paar tips, indien u besluit om zelf een kwaliteitshandboek op te stellen.

Allereerst is het van belang om te weten, dat de ISO/IEC 17020 voorschrijft, dat de organisatie een managementsysteem hanteert. Basis daarvoor is het zogenaamde ‘management by objectives’ of ‘doelgericht management’. Dat betekent, dat de directie/het management doelen vast dient te stellen welke meetbaar zijn. Door het uitvoeren van de vastgelegde procedures kunnen de resultaten aan de hand van de output van de bedrijfsprocessen worden gemeten. Met deze output (de registraties die plaatsvinden door uitvoering van de voorgeschreven werkwijze) kan het management meten of de door hen gestelde doelen worden gerealiseerd.

Het maken van een ISO/IEC 17020 kwaliteitshandboek begint derhalve met het bepalen van het beleid van de organisatie, metname het beleid ten aanzien van de eisen die in de norm worden gesteld. Is het beleid eenmaal vastgelegd, dan dienen procedures en werkinstructies ervoor zorg te dragen, dat voldoende output wordt geleverd om vast te kunnen stellen of deze beleidsdoelstellingen worden gerealiseerd.

Procedures kunnen eenvoudig in stroomschema’s worden weergegeven, waarbij wordt aangegeven welke informatie nodig is om een proces te kunnen uitvoeren en welke informatie het proces na uitvoering heeft opgeleverd. De procedures kunnen het beste worden opgesteld met het ‘plan, do, check, act’ -principe.

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende functies binnen de inspectie-organisatie kunnen worden vastgelegd bij de op te leveren output. Bijvoorbeeld: Het inspectierapport, het duidelijkste voorbeeld van output van een inspectie-organisatie. In het handboek wordt gespecificeerd waaraan dit inspectierapport moet voldoen. Op deze specificatie kan ook worden aangegeven wie verantwoordelijk is voor het opstellen (de inspecteur), wie de output voor vrijgave dient te autoriseren (de technisch manager) en wie zorg draagt voor de archivering (het secretariaat).

Belangrijk, ook voor de beoordeling door de RvA/BELAC, is het cross-reference overzicht. Deze verwijzingstabel dient per element van de ISO/IEC 17020 aan te geven waar dat is terug te vinden in het kwaliteitshandboek.

Met de hierboven genoemde punten bent u natuurlijk nog niet klaar. Het opstellen van een handboek is een grote klus. Ziet u het niet zitten om zelf een kwaliteitshandboek op te stellen, dan kunt u natuurlijk ook gewoon contact met ons opnemen of een gratis quickscan door ons laten uitvoeren. Een documentenbeheerssysteem (DMS) kan het beheer van een handboek ook aanzienlijk vereenvoudigen.

Meer achtergrondinformatie over het opstellen van een kwaliteitssysteem voor ISO/IEC 17020:2012.