Voor het afhandelen van afwijkingen conform ISO/IEC 17020:2012, dient de zogenaamde 4 O methode te worden toegepast. Dat betekent, dat bij een geconstateerde afwijking (klachten, beroepen, resultaten van interne of externe audits) de inspectie-instelling een onderzoek moet doen naar de (grond)Oorzaak en de Omvang, alvorens te kunnen komen tot een goede Oplossing en de Operationaliteit van de gekozen oplossing in de praktijk te kunnen verifiëren.

Aangezien de vier O’s de lading niet helemaal goed dekken, maken wij in de praktijk liever gebruik van ‘RISE’ (Root cause, Impact, Solution, Effectiveness).

Voor het vinden van de root cause zijn verschillende hulpmiddelen ontwikkeld, zoals de 5 why’s en de visgraatdiagram. Voor een gestructureerde aanpak van een impactanalyse (de bepaling van de omvang) zijn echter nog geen handige tools bedacht. 17020-Consultants hebben daarom PIA opgesteld.

PIA staat voor: Points for Impact Analysis

 

PIA helpt bij het op een gestructureerde wijze analyseren van de gevolgen die een afwijking binnen de inspectie-organisatie heeft gehad. Zoals de Ishikawa visgraat en de 5-Why-methode bij de Root Cause Analysis (RCA) helpen, helpt PIA (de waterkringmethode) bij het inventariseren van de impact.

De impact die een afwijking kan hebben, kan groter zijn dan men in het begin beseft. Het in kaart brengen van de impact is noodzakelijk om bij het treffen van maatregelen om de afwijking te verhelpen volledig te zijn. Impact is hierbij het begrip dat in de norm 17020 zelf genoemd wordt.

§ 8.7.3 Corrective actions shall be appropriate to the impact of the problems encountered.

Alvorens een Oplossing (Solution) kan worden bedacht, die past bij de geconstateerde afwijking, dient de impact dus te zijn vastgesteld. PIA, onze methode voor het inventariseren van de punten die bij een impact analysis horen, laat zich goed visualiseren door middel van een beeld van kringen aan het wateroppervlak nadat er een steen in gegooid is: Er ontstaan steeds grotere kringen en het ontstaan van die kringen laat zich niet laat stoppen of terugdraaien. Eens in werking gezet ontplooit zich een niet te stoppen ketenreactie.

De 8 kringen van PIA

In het middelpunt van alle kringen bevindt zich de geconstateerde afwijking.

• Kring 1: Het meest voor de hand liggende gevolg, de directe impact. Wat is verstoord?
• Kring 2: De indirecte impact. Wat wordt nog meer geraakt?
  Kring 1 en 2 leveren veelal de informatie op die nodig is om de benodigde herstelactie uit te kunnen voeren.
• Kring 3: Heeft deze afwijking zich al vaker voorgedaan ? M.a.w. is er ooit een zelfde afwijking geweest waarvoor al een corrigerende maatregel is getroffen (in een herhalingsgeval, is waarschijnlijk de eerdere oplossing niet juist geweest);
  Indien er sprake is van een eerdere corrigerende maatregel die niet heeft gewerkt, is een onderzoek naar de wijze waarop deze niet werkende corrigerende maatregel is ontstaan op zijn plaats.
• Kring 4: Betrekt het verleden erbij. Hoe lang heeft de afwijking invloed gehad op de werkzaamheden?
• Kring 5: Zijn er bij andere medewerkers/inspecteurs of andere processen binnen de organisatie vergelijkbare afwijkingen opgetreden?
• Kring 6: Heeft de afwijking consequenties voor de klant(en)?
• Kring 7: Zijn er deadlines waarmee bij het oplossen van de afwijking rekening gehouden dient te worden?
• Kring 8: Bestaat er een verplichtingen tot melding van het voorval? Moeten er eventueel instanties (zoals overheid, RvA) over de afwijking ingelicht worden?

Om de impact van afwijkingen gewicht te geven kan eenvoudig een optelsom van de geconstateerde impactpunten worden gemaakt:

kring 1	kring 2	kring 3	kring 4	kring 5	kring 6	kring 7	kring 8	Totaal
x	x	x	x	x	x	x	x

De waarden die ontstaan uit deze optelling kunnen worden gebruikt om trendanalyses op te stellen m.b.t. de ernst van de afwijkingen binnen de organisatie in een bepaalde periode.

De analyse van de impact kan niet los gezien worden van de eerder uitgevoerde root cause analysis. Nadat de impact is geanalyseerd dient beoordeeld te worden, of de resultaten van de impactanalyse consistent zijn met de vastgestelde grondoorzaak.

Training

Het PIA-model is opgenomen in het trainingsprogramma van 17020-Academy t.b.v. de workshop ‘Afhandelen Afwijkingen’.