§ 4.1.3 van de ISO/IEC 17020:2012 vereist dat risico’s binnen een inspectie instelling, die betrekking hebben op de onpartijdigheid van de organisatie worden geïdentificeerd en § 4.1.4 vereist, dat deze geïdentificeerde risico’s geëlimineerd of geminimaliseerd worden.

Veel inspectie instellingen zijn onzeker hoe zij dergelijke risico’s kunnen vaststellen. Men weet niet welke methodes en technieken men zou kunnen toepassen, om te ontdekken waar in de organisatie welllicht de onapartijdigheid in het geding zou kunnen komen.

ISO 31010: methodes en technieken

Wie de risico inventarisatie ‘volgens het boekje’ wil uitvoeren kan terecht bij de ISO-norm 31010; deze norm werd specifiek voor de risicoanalyse in bredere zin opgesteld; de norm ISO 31010 gaat in het algemeen op methoden en technieken van risicobeoordeling en risicomanagement in. De norm geeft een zeer uitgebreid overzicht over in totaal 31 (!) manieren en technieken om risico’s te identificeren, te analyseren en te evalueren. Vijf van de 31 geschetste methodes zijn bijzonder geschikt voor de risico-inventarisatie in het kader van de onpartijdigheid.

5 methodes uitgelicht

1. Brainstorm (al dan niet in combinatie met de Delphi-methode)
2. Interviews (gestructureerd en half-gestructureerd)
3. Checklist
4. SWIFT (structure what if…”wat als” scenario)
5. Bow-Tie analysis

In deze eerste van vijf posts gaan we nader in op de eerste methode: de Brainstorm.

1) De Brainstorm – B.1. van ISO 31010

Als er in een organisatie een brainstorm op het programma staat, reageert de ene helft van de deelnemers meestal enthousiast en de andere helft wil eigenlijk het liefst terug naar zijn gewone werk. Vaak wordt een brainstormsessie te weinig gefaciliteerd, is hij te informeel en levert hij daarom ook niet de gewenste output op. Voor een succesvolle brainstorm bestaan echter spelregels. Het gaat om de juiste samenstelling van de brainstormgroep; dus mensen met kennis (knowledgeable people); wij zullen in dit kader ook nog even op de Delphi-methode ingaan.

Door bepaalde technieken te gebruiken wordt de verbeelding van de deelnemers getriggerd. De bijdrage van de ene brainstormdeelnemer, zijn gedachtes en uitlatingen stimuleert het denken (de brains) van de andere.

De brainstorm methode is met name geschikt, als er een geen strakke deadline bestaat, dus als er niet een acuut probleem moet worden opgelost, maar als men in rust naar nieuwe oplossingen wil zoeken.

Benodigde input

Een team van mensen met kennis van de organisatie, van het systeem of het proces dat beoordeeld dient te worden.

Delphi-uitstapje

We maken hier een korte excurs naar de zogenaamde Delphi-methode, die eveneens in de ISO 31010 (B.3 van de ISO 31010) voorgesteld wordt. Met Delphi-methode wordt aangeduid, dat een bedrijf of een organisatie een groep van externe experts bij de brainstorm betrekt. Het kunnen zelfs meerdere panels zijn, die zich achter elkaar of parallel anoniem over de gestelde vragen gaan buigen. Het is wenselijk dat de experts elkaar niet ontmoeten zodat ze elkaars visies niet kennen en elkaar niet kunnen beïnvloeden. Het feit dat de bijdragen van de experts anoniem mogen worden geleverd is tevens één van de sterke punten van deze methode. Ook ongemakkelijke boodschappen kunnen daardoor geventileerd worden. Het bijzondere is dat het proces herhaald wordt tot het bruikbare resultaten heeft opgeleverd. Een negatief aspect van deze methode is, dat zowel de voorbereiding (het benaderen van de experts) en de coaching van het proces relatief veel tijd in beslag nemen.

Het proces

Terug naar de “gewone” brainstorm. Het brainstorm proces kan bestaan uit een formele of een informele brainstormsessie; de formele brainstorm kent structuren: deelnemers zijn van te voren door de organisator van de brainstorm voorbereid , de sessie dient een doel en heeft een concreet resultaat. De organisator heeft vragen bedacht die de deelnemers gaan triggeren, op het spoor gaan zetten. De “spelregels” worden toegelicht. Regels zoals, dat er vrij geassocieerd mag worden, dat alle bijdragen welkom zijn en dat er niet tijdens de brainstorm gediscussieerd mag worden. Iedere bijdrage (input) wordt geaccepteerd, niemand wordt bekritiseerd. De leider van de brainstormsessie houdt de regie en kan als de bijdragen op een dood spoor belanden een nieuwe richting voorgeven. Een informele brainstormsessie is minder gestructureerd en vindt vaak ad-hoc plaats.

De output

Aan het eind van een risico-identificatie-brainstorm, levert zowel de formele als de informele brainstorm maar ook de combinatie van de formele brainstorm met de Delphi-methode een lijst van risico’s op.