Het kwaliteitssysteem van een inspectie-instelling die werkt conform ISO/IEC 17020:2012 dient gedocumenteerd te worden in een quality manual, of kwaliteitshandboek. Dit systeem moet duidelijk maken, hoe de inspectie-instelling bereikt, dat aan de eisen die door de 17020 en eventuele aanvullende eisen worden gesteld, voortdurend wordt voldaan.

ISO/IEC 17020:2012 stelt in paragraaf 8.2.1 het volgende:

The inspection body’s top management shall establish, document, and maintain policies and objectives for fulfilment of this International Standard and shall ensure the policies and objectives are acknowledged and implemented at all levels of the inspection body’s organization.

Deze eis is van toepassing op inspectie-instellingen van type A, type B én type C.

Eisen omzetten naar beleid

Aangezien de eisen in ISO/IEC 17020:2012 op een abstracte wijze zijn verwoord (de norm is tenslotte voor alle soorten inspectie-instellingen geschikt), dient de inspectie-instelling eerst deze abstracte eisen om te zetten naar concreet beleid. M.a.w. hoe denkt het management de eisen binnen de eigen organisatie te implementeren en welke inspanningen is men voornemens te doen?

Het management dient in haar beleid ook aan te geven hoe de instelling omgaat met bijkomende eisen, bijvoorbeeld van de RvA , ILAC of de EA en criteria die door eventuele standaard inspectie-methoden worden voorgeschreven.

Het document, waarin het management haar beleid uiteenzet t.a.v. de aan de inspectie-instelling opgelegde eisen, wordt Quality Manual genoemd. Hiermee is aan één deel van paragraaf 8.2.1 voldaan, namelijk het opstellen van ‘policies’.

Beleid omzetten naar doelen

Wanneer duidelijk is wat het beleid van de inspectie-instelling is, kan het beleid worden omgezet naar concrete doelen. Immers, de inspectie-instelling wil voldoen aan de criteria van ISO/IEC 17020:2012 en dient dit aan te kunnen tonen én aannemelijk te maken, dat de instelling voortdurend blijft voldoen aan de gestelde eisen.

De van het beleid af te leiden doelen dienen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel en Realistisch te zijn. Met het formuleren van de doelen (objectives) is voldaan aan het tweede deel van paragraaf 8.2.1.

Procedures

Wanneer duidelijk is welke doelen bereikt dienen te worden om aan te tonen dat (bij voortduren) wordt voldaan aan de aan de inspectie-instelling gestelde eisen, kunnen de bedrijfsprocessen in kaart worden gebracht. Deze processen, of procedures, tonen de wegen die bewandeld moeten worden om de doelen te realiseren.

Procedures kunnen met eenvoudige stroomschema’s worden weergegeven. Het volledig uitschrijven van procedures is niet nodig. In de stroomschema’s moet worden opgenomen op basis van welke informatie een procedure start (input) en tot welke informatie de procedure leidt (output). Een procedure zonder output is nutteloos; zonder output kan niet worden vastgesteld dat een procedure daadwerkelijk is uitgevoerd.

De output van een procedure moet een doel afdekken welke is afgeleid uit het beleid. Alle output tezamen dient aan te tonen, dat alle doelen worden bereikt. Wanneer alle doelen worden bereikt toont de inspectie-instelling aan, dat het beleid wordt gerealiseerd. Indien het beleid is gerealiseerd is voldaan aan de eisen van ISO/IEC 17020:2012.

Met het uitwerken van de procedures wordt aangetoond, dat wordt voldaan aan de eis van paragraaf 8.2.1, dat beleid en doelen geïmplementeerd dienen te worden in de organisatie.

Registraties

De output van procedures zijn de registraties van de inspectie-instelling. Van ieder te realiseren doel dient een registratie plaats te vinden waarmee meetbaar wordt gemaakt, dat het doel is gerealiseerd.

Voor het opzetten van een kwaliteitssysteem en het documenteren daarvan in een quality manual biedt 17020-academy een ééndaagse cursus aan.